Digitale Gästeliste für die Hochzeit: Excel, App oder Hochzeitsseite?

Bei 80 bis 150 Gästen reicht ein Blatt Papier schnell nicht mehr: Wer hat zugesagt, wer will was essen, wer bringt eine Begleitung mit, wer hat eine Allergie? Eine digitale Gästeliste hält das an einem Ort aktuell. Die Frage ist nur, in welcher Form.

Excel- oder Google-Tabelle

Die naheliegendste Lösung: eine geteilte Tabelle mit Spalten für Name, Zusage, Menüwahl, Allergien. Funktioniert, solange ihr die Antworten selbst eintragt. Der Aufwand steckt im Nachfragen: Jede Zusage müsst ihr per Telefon, WhatsApp oder E-Mail einzeln einholen und danach manuell übertragen. Bei größeren Gästezahlen wird das schnell zur eigenen Nebenaufgabe.

Eine dedizierte Gästelisten-App

Es gibt reine Gästelisten-Apps, oft mit hübscher Oberfläche fürs Verwalten. Meist fehlt aber die Verbindung zu einer echten Einladung. Die Gäste selbst tragen sich nirgends ein, ihr pflegt weiterhin alles von Hand nach, nur eben in einer App statt in Excel.

Gästeliste über die Hochzeitsseite

Die dritte Variante dreht den Ablauf um: Ihr importiert die Namen eurer Gäste einmalig (z. B. per CSV-Datei aus Excel), und die Gäste selbst tragen bei Aufruf eurer Hochzeitshomepage ihren Namen ein, sagen zu oder ab und wählen direkt ihr Menü. Der Abgleich mit der hinterlegten Gästeliste passiert automatisch. Ihr müsst nichts mehr manuell übertragen, nur noch gelegentlich den aktuellen Stand im Dashboard ansehen. Was ihr im Zusage-Formular abfragen solltet und welche Frist sinnvoll ist, steht im Artikel RSVP online.

Was bei allen Varianten wichtig ist

• Kinder einzeln erfassen: „Familie Meier, 2 Kinder" beantwortet weder die Menüwahl noch Allergien pro Kind. Besser jedes Kind mit eigenem Namen führen.
• Begleitpersonen mitdenken: Nicht jeder Gast bringt zwingend eine Begleitung mit, aber wer eine hat, sollte sie in einem Schritt mit anmelden können.
• Export für die Location: Die Küche will drei Wochen vorher eine Liste mit Menüwahl und Allergien. Achtet darauf, dass ihr die Daten als Excel-Datei herausbekommt.
• Datenschutz der Gästedaten: Namen, E-Mail-Adressen und Allergien sind personenbezogene Daten. Ein Anbieter mit Sitz oder Hosting in der EU macht das rechtlich unkomplizierter, und die Daten sollten nach der Hochzeit gelöscht werden. Wie das bei about2marry abläuft, steht im Artikel Wie lange bleibt eine Hochzeitsseite online?

Wie about2marry das löst

Ihr importiert eure Gästeliste einmalig per CSV oder legt Gäste manuell an, jedes Kind mit eigenem Namen, jede Begleitperson erfasst. Gäste tippen auf eurer Seite nur ihren Namen ein, der Abgleich mit der importierten Liste läuft automatisch, kein Einzelcode pro Person nötig, ein QR-Code für alle Karten reicht (siehe QR-Code auf der Hochzeitseinladung). Zusagen, Menüwahl und Allergien landen direkt und live in eurem Dashboard, jederzeit als Excel-Datei für Caterer oder Location. Die Gästeliste ist Schritt fünf in der Anleitung Hochzeitshomepage erstellen.